Чернігівська районна державна адміністрація Чернігівська РДА Чернігівської області

Останнім часом в Україні значно збільшилась кількість громадян, які з тих чи інших причин виїжджають на постійне проживання за кордон. Як правило, це пов’язано з пошуком роботи, навчанням, або з наміром укласти шлюб з іноземцем. Приймаючи рішення про виїзд за кордон, більшість наших співвітчизників стикаються з питанням легалізації офіційних документів для їх використання за межами території України.

Найпоширенішим та найпростішим способом офіційного посвідчення документів, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля. Це спеціальний штамп, який відповідно до Гаагської конвенції 1961 року ставиться на офіційних документах, що надходять від держав – учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і справжність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

Якщо країни немає в списку країн-учасниць Гаазької конвенції, то проводиться процедура консульської легалізації документів. Апостиль ставлять на документ тільки в тому випадку, якщо цей самий документ будуть використовувати за кордоном.

У зв’язку з запровадженням в Україні Електронного реєстру апостилів, починаючи з 20 листопада 2015 року, процедура апостилізації документів значно спрощена. Це закріплено постановою Кабінету Міністрів України від 04.11.2015 № 890, а також наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації».

Простіше кажучи, якщо раніше для проставлення апостиля необхідно було їхати до Києва у Міністерство юстиції України, то тепер така процедура здійснюється на місцях, що значно економить і гроші, і час громадян. В Чернігівській області до електронного сервісу з проставлення апостиля підключено відділи державної реєстрації актів цивільного стану Бобровицького, Борзнянського, Городнянського, Коропського, Корюківського, Талалаївського районних, Ніжинського, Новгород-Сіверського, Прилуцького міськрайонних управлінь юстиції, (здійснюють прийняття документів з вівторка по суботу з 8-30 до 17-30 обідня перерва з 13-00 до 13-48) та відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Чернігівській області розташований за адресою місто Чернігів, проспект Миру, 43, (прийом документів здійснюється з понеділка по п’ятницю з 8-30 до 17-30 обідня перерва з 13-00 до 13-48).

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення. Заявник подає оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку, документ про оплату послуги, або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.

За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірі 51 грн. для громадян України, іноземних громадян, осіб без громадянства та 85 грн. для юридичних осіб.

Оплата здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп; інваліди Великої Вітчизняної війни; громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи; діти-сироти, а також у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян. У разі відмови у проставлені апостиля плата не повертається.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюється у строк до 2 робочих днів. У разі необхідності (отримання зразка підпису, відбитка печатка та /або штампа, а також здійснення перевірки документів у разі виникнення сумнівів у їх достовірності) цей строк може бути продовжено до 20 робочих днів.

Формування штампу апостиля здійснюватиметься органом уповноваженим на проставлення апостиля за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у вигляді електронного документа.

Будь-яка особа за допомогою мережі Інтернет зможе безоплатно перевірити факт видачі апостиля у режимі он-лайн через веб-сторінку, яку веде адміністратор Реєстру. Система електронного апостилю реалізована в 23 країнах світу, серед яких США, Великобританія, Австрія, Бельгія, Болгарія, Латвія, Грузія, Молдова та інші.